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物流企业的信息化
物流业是现代商品流通环节的基础行业,对商业流通体系,甚至整个国民经济都有着举足轻重的意义。而物流信息化程度的高低,是衡量现代物流企业实力的一个重要标志,是物流企业市场核心竞争力的表现。 现在物流企业的信息化怎么样呢,一起来看看!
一、物流企业信息化产生的背景
随着经济全球化与信息技术的不断推进,现代企业的生产过程、物资流通、商品交易早已突破了地理的限制,生产要素、商品、服务、信息的跨地域流动规模和形式也在不断增加。这在客观上要求物流企业必须充分运用先进的信息技术,打破了运输环节与生产环节之间界限,通过供应链管理建立起企业供、产、销、储、运等全过程的计划和控制,从整体上实现最优化的生产体系设计、企业运营和管理,实现物流、资金流、信息流之间的有机统一,降低整个商务活动的物流成本和交易成本。进入20世纪90年代,传统物流向现代物流转变。现代物流与传统物流最大的区别就是以各种信息技术为核心,应用数据采集系统、电子商务(e-commerce)、电子数据交换(EDI)、仓库管理系统(WMS)、供应链管理系统(SCM)、全球定位系统(GPS)等信息技术,促使物流单体数字化、物流过程信息化、物流网络数据化、物流中心管理数字化最终形成“物流”与“信息流”融合。而IT技术是物流企业提高竞争力的重要手段,它可以降低营运成本,提高管理效率,为客户提供尽可能多的增值服务。可以说,谁掌握了IT技术,谁就获得了市场竞争的制高点。现代物流的根本宗旨是提高物流效率、降低物流成本、满足客户需求,并越来越呈现出信息化、网络化、自动化、智能化、标准化等发展趋势,其中信息化是现代物流的核心。
二、物流企业信息化的内涵
物流一词最早出现于美国,20世纪80年代以后,通信卫星和计算机系统率先在美国的汽车公司中得以应用,从此拉开了用信息系统整合供应链资源的管理序幕。经过20多年的发展,国际物流企业已经面貌全新。国际经验表明:物流不属于劳动密集型或资产密集型行业,其关键是一种资源的整合能力。
物流是指物质实体从供应者向需求者的物理移动,它由一系列创造时间价值的经济活动组成,包括运输、保管、配送、包装、装卸、交通加工及物流信息处理等多项基本活动,是这些活动的统一。而物流企业指的是对物品的流向进行操作的行业,它是集物品仓储、运输等流程为一体,把货物从生产地送到用户手中的全过程。
物流信息化,是指物流企业运用现代信息技术对物流过程中产生的全部或部分信息进行采集、分类、传递、汇总、识别、跟踪、查询等一系列处理活动,以实现对货物流动过程的控制,从而降低成本、提高效益的管理活动。物流信息化具有深刻的内涵,具体来说有以下五个方面:1.以现代物流信息技术为基础,2.以物流信息资源开发利用为核心,3.物流信息化覆盖物流活动的全方面,4.物流信息化的最终目的是增强企业的核心竞争力,5.物流信息化是一个过程。
物流信息化分三个层次:1.基础信息化。主要解决信息的采集、传输、加工、共享问题,从而提高企业决策水平和产生效益。信息技术、网络技术解决了信息共享、信息传输的标准问题和成本问题,信息系统的任务就是为决策提供及时、准确的信息。在此层面基本不涉及或较少涉及流程改造、优化问题。2.流程改造的`信息化。企业为了不断降低成本和加快资金周转,将系统论和优化技术用于物流的流程设计和改造,融入新的管理制度之中,信息系统作用在于固化新的流程、管理制度以及在规定的流程中提供优化的解决方案,例如仓储优化,运输路径优化等。3.供应链的形成和供应链管理作用的提升,物流管理是其中的重要组成部分。此阶段要解决的核心问题是提高整个供应链的效率和竞争力,主要通过对上下游企业的信息反馈服务来提高供应链的协调性和整体效益。供应链管理的基础是建立互利的利益机制,而物流信息系统则是实现这种互利机制的重要技术手段。
根据物流理念的创新以及信息技术的发展阶段,可以将企业物流信息化的进程归纳为四个时段。第一个时段(20世纪50年代以前),企业物流信息的采集、传输主要依靠普通信函、电话、手工记录。第二个时段(20世纪50年代初),企业物流信息的管理主要围绕库存和交易,企业开始使用计算机处理信息。第三个时段(20世纪50年代中期到20世纪80年代中期),企业的信息管理流程逐步向规范化、标准化迈进,信息管理在物流管理中已逐步体现出中枢神经的作用。第四个时段(20世纪80年代中后期~),全面质量管理(TQM)、准时制工作法(JIT)、业务流程重组(BPR)、企业资源计划(ERP)、供应链管理(SCM)、客户关系管理(CRH)、电子商务(EC)的逐步提出,使物流信息管理进入“高级”阶段。
物流业是现代商品流通环节的基础行业,对商业流通体系,甚至整个国民经济都有着举足轻重的意义。而物流信息化程度的高低,是衡量现代物流企业实力的一个重要标志,是物流企业市场核心竞争力的表现。有几台计算机,开发几个信息系统,买几台物流设备,不能称其为物流信息化。物流信息化意味着整个物流作业环节从运输、存储、装卸、搬运、包装、流通加工到配送全面使用现代信息技术。
三、我国物流企业信息化过程中存在的问题
我国的物流信息化从20世纪70年代起步,20世纪80年代进行铺垫,20世纪90年代中后期进入发展阶段。目前,我国物流企业中信息技术应用和普及程度还不高,发展也十分不平衡。
中国物流业与发达国家相比,效率低、浪费大的问题尤为突出。据相关数据显示,2005年中国社会物流成本占GDP的18.6%,而发达国家多为9%左右,两者差距1倍多。造成这种问题的原因,除了我国道路基础设施建设与国际发达国家还存在很大差距以外,我国物流企业的管理水平低,信息化装备差也是重要原因之一。
现代物流管理意识淡薄。现代物流不仅要求物流管理的各个环节实现自动化、智能化,而且要求物流运作的各种业务,即采购物流、生产物流、销售物流、回收物流的专业化和高效化,这就要求由独立的物流企业利用各种先进的物流设备和软件系统进行物流活动的组织。
物流信息资源管理混乱。目前,许多物流企业的物流信息化工作没有解决好运作层和运作管理层的信息采集问题,以至于系统缺乏足够信息源,因而大大影响整个企业信息资源的开发利用。另一方面,不少企业忽视信息资源规划工作,缺乏统筹规划和统一的信息标准,致使设计、生产和经营管理信息不能快捷流通,不能共享,形成许多“信息孤岛”,企业还没有享受到信息化投资应产生的效益,从而严重阻碍了物流管理信息化的进程。
信息技术应用和物流设备落后。信息技术和物流设备落后已成为制约我国物流企业发展的瓶颈。目前,信息技术在物流企业方面的应用不仅比较少,而且应用层次较低,计算机应用多局限在办公自动化和日常事务处理方面。在拥有信息系统的物流企业中,其信息系统的业务功能和系统功能还不完善,缺乏必要的订单管理、货物跟踪、仓库管理系统和运输管理系统等物流服务系统,物流信息资源的整合能力尚未形成。多数国内物流设备也都比较陈旧,包括立体仓库、条码自动识别系统、自动导向车系统、货物自动跟踪系统在内的物流自动化设施,应用不多。与国外以机电一体化、智能化为特征的物流管理自动化相比,差距很大。
缺乏物流信息管理专业人才。多数物流企业的不少员工不知道现代物流为何物,对信息管理的理解也一知半解,相当大比例的员工不具备基本的计算机技能,到使许多自动化处理过程不能实施,阻碍了企业发展壮大的步伐。
信息化在企业管理中仍未确立权威地位。企业信息化是一项系统工程,从立项、设计、开发到实施,不断的改进完善需要漫长的过程,也伴随着企业的发展而不断深入,因此,随着信息化在企业管理中的作用日益提高,需要有独立的IT部门来负责有关工作,尽管大多数企业的信息系统经过规划与设计(占90%),但是,仅有55%的企业有独立的IT部门,二者形成了明显反差。这一方面与企业信息化人才的缺乏有关,也从另一方面说明,在现阶段信息化在企业管理中作用有限,尚未建立权威地位。
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物流信息化是指企业借助现代信息技术对物流过程中产生的全部或部分信息进行采集、分类、传递、汇总、识别、跟踪、查询等一系列处理活动,以实现对货物流动过程的控制,从而降低成本、提高效益的管理活动。信息化是现代物流的灵魂,是现代物流发展的必然要求和基石。
“十二五”期间,随着产业转型升级和生产方式的改变,物流信息化在传统产业的供应链体系中逐渐显现出更加重要的作用和地位。2013年1月,工业和信息化部印发了《关于推进物流信息化工作的指导意见》(工信部信〔2013〕7号),明确到“十二五”末期,初步建立起与国家现代物流体系相适应和协调发展的物流信息化体系。《指导意见》提出了推进物流信息化发展的指导思想、基本原则、发展目标,明确提高全社会物流信息资源开发利用水平、加快物流信息化标准规范体系建设、加快物流信息化军民结合体系建设、推进物流相关信息服务业和信息技术创新与发展等七项主要任务,确定加强组织保障、建立健全相关政策法规、加大资金投入力度、加强物流信息化水平评价工作等六项保障措施。
物流信息化的发展进程
近年来,我国企业在物流信息化建设方面发展迅速。其发展过程可分为以下三个阶段:
第一阶段,信息技术、网络技术的普及和发展,特别是互联网技术解决了信息共享、信息传输的标准问题和成本问题,使得信息更广泛地成为控制、决策的依据和基础。因此只要解决信息的采集、传输、加工、共享,就能提高决策水平,从而带来效益。此时物流信息系统的主要任务是为决策提供及时、准确的信息。
第二阶段,企业在利益机制的驱动下,不断追求降低成本和加快资金周转,将系统论和优化技术用于物流的流程设计和改造,融入新的管理制度之中。此时的物流信息系统需要起到两个方面的作用。一方面,固化新的流程或新的管理制度,使其得以规范地贯彻执行;另一方面,在规定的流程中提供优化的操作方案,例如仓储存取的优化方案,运输路径的优化方案等。其主要任务在于固化管理和优化操作,开始带有明显的行业特点。
第三阶段,随着企业供应链体系的形成和管理水平的提升,需要借助信息系统提高整个供应链的效率和竞争力。比如,通过对上下游企业的信息反馈服务来提高供应链的协调性和整体效益,实现生产企业与销售企业的协同、供应商与采购商的协同等。此时的物流信息系统在供应链管理中具有不可或缺的地位。
由于起步较晚,目前多数国内企业在物流信息化方面还处于起步阶段。在具备一定基础的同时,越来越多的企业逐渐开始意识到物流信息系统建设的重要性。从发展速度来看,有两个领域值得关注:一个是资源整合类的物流企业,如传化、德邦等,随着物流企业资源整合速度的加快,信息化已经成为其抵御外部压力和展开竞争的第一武器,统一标准和统一信息系统被视为企业发展的第一要务;另一个是产业物流,或者说是专业物流领域,特别是汽车、医药、图书、服装等行业,都在积极进行转型升级,对信息化的投入非常大。
物流信息技术及其应用趋势
信息技术特别是适应物流行业特点的技术应用,在物流活动中的地位非同一般,堪称区分传统物流和现代物流的标志。实现物流信息化的技术主要包括:计算机技术、网络技术、信息分类编码技术、条码技术、射频识别技术(RFID)、电子数据交换技术(EDI)、全球定位系统(GPS)、地理信息系统(GIS)等。其中,近年来较受关注主要是RFID、物联网、云计算等。下面就主要技术进行介绍。
1.条码技术
以条码为代表的自动识别技术从诞生之日起就与物流系统结下了不解之缘。条码技术实现了数据采集的高速自动化,在数据采集、数据传递方面显现独到的优势,为物流与信息流的结合提供了有效手段。
条码在仓库管理、生产过程控制、供应链管理以及产品售后跟踪服务中均得到了广泛的应用。条码从大类上分为一维码和二维码。目前应用最为普遍的是一维条码。而二维条码能在很小的面积内表达大量的信息。条码识读设备多种多样,从操作方式上可分为手持式、固定式和便携式。其中,便携式条码采集器,或手持终端(Hand—hold Terminal)是集激光扫描、汉字显示、数据采集、数据处理、数据通讯等功能于一体的高科技产品,它相当于一台微型的计算机,将电脑技术与条形码技术进行了完美的结合,兼具了掌上电脑、条码扫描器的功能。同时,其体积小、便于携带、具有工业等级的抗摔、防水、抗高低温等特性使其在物流系统各个环节的应用均展现了极大优势。
2. RFID
射频识别(RFID)技术一度被认为是本世纪最有发展前途的信息技术之一,自2003年开始得到高度重视以来,各国纷纷投入大量资金和人力用于技术研发和应用开拓。
作为前端的自动识别与数据采集技术,RFID在物流的各主要作业环节中应用,可以实现物品跟踪与信息共享,极大地提高物流企业的运行效率,实现可视化供应链管理,在物流领域有着巨大的应用空间和发展潜力,在物流信息化建设中占有举足轻重的地位。目前,我国在RFID应用方面主要还是局部分散的。
3. GPS、GIS
全球定位系统(GPS)是一种先进的导航技术,具有全球性、全能性、全天候优势的导航定位和定时测速功能。地理信息系统(GIS)以地理空间数据为基础,采用地理模型分析方法.适时地提供多种空间和动态的地理信息,是一种为地理研究和地理决策服务的计算机技术系统。
将GPS和GIS技术结合,融入物流配送的过程中,能更容易地处理物流配送中货物的运输、仓储、装卸等各个环节,对选择运输路线、仓库位置,调度运输车辆等进行有效的管理和决策分析,同时有助于提升企业的物流信息化水平。
4.物联网
物联网技术的出现使得物流信息化进入了一个新的时代,这个时代在技术上以物联网的应用为特色,业务上以产业物流或供应链建设为基础。物联网是指按照预先约定好的协议,通过一系列信息采集和传感设备(如射频识别装置、红外感应器、激光扫描器、全球定位系统等),把物品与物品、物品与互联网连接起来,进行信息交换和通信,以实现物品智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络。
物联网被视为继计算机、互联网、移动通信之后的又一次信息产业革命,其具体应用领域包括物流、保险、食品溯源和交通运输等。开放式、动态化和信息的集中管理将是物联网时代物流信息化的重要趋势,这样一种发展方向和所产生的空间,无疑会使得物流活动更加智能化。从智慧地球到感知中国,物联网会进一步提升物流智能化、信息化和自动化水平。
5.云计算
云计算是一种让用户能够方便获取的、资源共享的、随机应变的和可实时访问的网络模式,具有快速部署资源或获得服务、按需扩展和使用、按使用量付费、通过互联网提供等特征。
目前,物流领域已经出现了“云”的身影,如车辆配载、运输过程监控等。借助云计算中的“行业云”,多方收集货源和车辆信息,并使物流配载信息在实际物流运输能力与需求发生以前得以发布,加快了物流配载的速度,提高了配载的成功率。对于物流行业而言,云计算带来的直接效果就是降低物流成本,提高物流效率。
同时,“云存储”也是可以发展的方向之一,利用移动设备将在途物资作为虚拟库存,即时进行物资信息交换和交易,将物资直接出入库,并直接将货物运送到终端用户手中。
此外,受益于云物流的还有供应链管理,零售业在云物流的影响下也将发生变化,云计算也可为快递行业降低生产成本发挥巨大作用,因此可以断定,云计算在物流业将有巨大的发展空间。
6.移动解决方案
近年来物流行业特别是快递业发展迅速,企业对物流管理的要求越来越高。而由于作业的特殊性,提派员、调度员、库管、货检等工作人员经常处于没有PC、没有网络的环境中。同时,随着智能手机、平板电脑等现代通讯工具的出现和普及,也促使物流信息系统的发展出现终端化、移动化的趋势。目前,中国移动、中国联通都推出了针对物流行业的移动信息化解决方案,以满足物流企业的信息高效交互、信息实时发布、货物库存查询、车辆定位、内部沟通、客户服务等需求。
发展方向与关注点
近年来,我国物流信息化相关政策体系逐渐发展完善,以《国务院办公厅关于促进物流业健康发展政策措施的意见》为代表的一系列促进物流业、信息产业及相关行业发展的政策相继出台,为推进物流信息化工作带来重要机遇。其中包括《农产品冷链物流发展规划》、《全国物流标准专项规划》、《商贸物流发展专项规划》等多项与物流信息化相关产业政策及保障性政策相继出台。特别是《关于推进物流信息化工作的指导意见》的颁布,对于未来的物流信息化工作作了一个全面的部署。
《关于推进物流信息化工作的指导意见》提出积极推进物联网、云计算等新技术在物流领域的应用。重点支持电子标志、自动识别、信息交换、智能交通、物流经营管理、移动信息服务、可视化服务和位置服务等先进适用技术的研发与应用。支持重点企业开展第三代移动通信(3G)、3S(GNSS、GIS、RS)、机器到机器(M2M)、RFID等现代信息和通信技术在物流领域的创新与应用。大力支持TD-SCDMA等移动通信技术和北斗导航等全球导航技术在物流管理中的应用。支持利用软件即服务(SaaS)、平台即服务(PaaS)、云计算等技术,开展物流信息技术服务平台建设试点,提高物流信息化关键共性技术研发、推广和应用水平。在装备制造、食品、药品、危险化学品、烟草等具有高附加值或需重点监管的行业,开展物联网应用试点。支持智能交通系统(ITS)、物流基地综合管理系统、智能集装箱管理系统、物流信息管理系统(LMS)以及海关特殊监管区域信息化管理系统等的开发和应用。
目前,国内一些优秀的物流企业在信息化建设方面已经开始走向业务流程信息化,借助信息化工具整合资源,实现流程协同和服务创新,WMS(仓库管理系统)、TMS(运输管理系统)等物流软件的应用日渐普及。在这一过程中,一些企业不但逐渐摸索和形成自己的经验,而且还开始关注整体的信息系统规划,制定符合自身发展的信息化战略。这表明物流信息化已经从技术驱动向需求驱动转变,进入了一个全新的阶段。
但就目前全社会物流信息化的发展情况来看,仍存在一些亟需解决的问题,具体包括:对物流信息化的认识和理解程度仍然偏低;物流相关信息的社会化开发程度严重不足;物流信息平台的建设和运营模式尚不成熟;先进信息技术在物流行业的转化、推广和应用水平较低;物流信息标准体系发展滞后等。
对于物流信息化接下来的发展,业内人士建议,当务之急是将信息技术和商业模式更好地结合起来,在物流专业领域去延伸和深化。
伴随中国第三方物流企业的崛起,随着中国物流行业的整体快速发展,物流信息化建设也取得较大进展。2006年,中国物流行业信息化投入总体规模达到33.56亿元人民币,比上年同期增长27.5%。其中,硬件投入占58.8%,同比上年下降了11个百分点;软件和信息服务分别占28.1%、14.1%,分别增长了7和5个百分点。软件与信息服务市场规模的有效放大,说明我国物流行业基础信息化建设已经进入一个相对稳定的状态,物流企业开始重视业务流程管理、客户资源管理、全程物流服务和供应链管理为基础的一体化服务等方面的投入,构建物流管理信息系统,以便提升自身核心竞争力。 物流企业在构建管理信息系统的进程中,也暴露出一些一时难以解决的问题。归结起来,共性问题有: 1.思维认识不足。管理信息系统是以人为核心的综合性人机系统,它的运行基础是科学的管理模式和健全的业务流程。我国大多数物流企业还停留在传统的经验管理、人情管理模式上,没有完整的科学管理办法。很多物流企业面对信息化,构建管理信息系统时,总认为买一套软件来,配合几部电脑,能接通网络,就算实现信息化了,可见误区很严重。事实上企业的信息化建设能否取得成功,除了相关的技术因素之外,更主要的因素将取决于能不能将先进的管理理念同企业的具体实际相结合,这恰恰是众多物流企业的软肋。 2.管理信息系统开发成本高。管理信息系统不仅仅是信息硬件和软件的简单搭配,它应当是企业业务流程的数据体现,因此管理信息系统更是企业的系统解决方案。目前中国物流领域中信息技术应用和普及的程度还不高,大多数物流企业尚不具备运用信息技术处理物流信息的能力。同时,拥有管理信息系统的企业其信息化需求也多数属于低层次需求。造成这种状况的主要原因是管理信息系统的开发成本较高,物流企业的原始积累尚不足以抵补昂贵的开发成本。另外物流企业的市场准入门槛低,市场上缺乏成熟的可供物流企业做二次开发的管理信息系统。 3.对环境变化的响应速度慢。任何类型的管理信息系统都基于某种运算规则所设计 ,其对应的流程不能视为放眼四海而皆准的规范,尤其对于市场上购买非面向企业实际独立开发的管理信息系统,必定经常出现业务流程与数据流程不匹配的现象,导致管理信息系统不能因业务环境的变化而灵活变化。如某海运公司所使用的管理信息系统,对于港口压港、客户更换收货地、提单与舱单货物信息不对应或进出口货物受阻等意外情况,就无法及时响应对作业计划做出调整。 二、物流企业管理信息系统的构成及其可靠性 针对前述共性问题,物流企业在构建管理信息系统时必须对其可靠性给予充分考虑,这里所说的可靠性指管理信息系统在规定的条件下和规定的时间内,完成规定的功能。 可靠性研究缘于过程系统,如连续生产的制造业就属于典型的过程系统。从连续的内涵分析,物流企业也应属于过程系统,它环环相扣具有高度流动性。已有很多学者对系统的可靠性给予密切的关注。 美国Pullman Kellogg公司经5年的调查,结论为,当系统可靠性下降时,会给企业造成巨大的经济损失,这种由于可靠性原因而造成的经济损失,在几年内就可能超过企业的总投资。 物流企业管理信息系统是个复杂的开放系统,认为它由人、机、环境、流程四个子系统构成,而且这些子系统密切关联,管理信息系统的可靠性可用公式表示: RMIS=RH*RM*RE*RP 既然管理信息系统的可靠性涉及这四个子系统,那任何一个方面都不能忽视:培训员工发挥员工的能动作用,提高人的可靠性;合理选用设备、时常维护、降低故障率,提高机的可靠性;使组织系统化、管理规范化,并注意业务与信息匹配,提高环境的可靠性;对业务流程详细分析设计,系统的数据流程对应于业务流程,另外开发系统应与流程再造同步进行,提高流程的可靠性。 1.不断提高员工的业务素质。机_子系统的可靠性很大程度上是设备在性能、安装、调试时所固有的,而环境_子系统的可靠性在很大程度上通过人的可靠性反映出来。所以人的可靠性更应引起管理者的重视。 未来是信息商战的时代,管理信息系统运行良好成为企业业绩的象征。中国的物流业已步入前进的快车道,后WTO时代物流业将全面向世界开放,今后就是人才资源的比拼,因此加快人才的培训、培养、引进和知识更新,尽可能地把操作人员培养成专家,把经营者培养成企业家,进而提高企业从业人员的整体素质。 2.管理的规范化和组织的系统化。我国物流企业管理水平落后的一个重要方面,就是管理不规范。由于管理及流程没有标准,因此管理者往往成为救急者,成为被动的问题解决人员,而不是主动的价值创造者。对于现代物流企业来说,管理规范化需要解决两个问题,一是确立标准的物流业务模型,二是确立标准化的物流运作程序管理目标。企业管理的规范化是一个长期不间断的努力过程,是无止境的,关键是管理者必须对规范化的基本特征有清醒的认识,在强化企业管理过程中有既定的思路,能结合本企业的实际情况,有针对性地强化一些环节。 现代物流的特点是系统化组织物流各环节,实行跨区域的一体化运作,与之相适应的是运输、仓储等各部门的一体化管理。物流企业应该定位于是为货主企业提供全方位、系统化的综合性物流服务,即指实施将客户的采购、生产、销售等过程的实物流和信息流予以综合考虑并进行系统化、整体化的物流。 3.开发系统与业务流程再造同步进行。程龙生教授曾提到企业在实施MIS或ERP系统同时进行业务流程重组,彻底转变企业的管理模式,不但实现了企业的信息化建设目标,而且可保证信息化的实效。 企业信息化是一个系统工程,涉及到企业生产、经营、管理等各个方面,利用信息技术为载体,努力去除冗余和僵化,塑造科学合理高效的经营模式,这才是信息化的根本目标。 4.善于发现问题,分析、改进。信息系统使用过程中,应善于发现问题和错误,针对存在的问题及时解决,完善处理。管理信息系统存在的问题可能是管理思想和方法落后,业务流程不尽合理,也可能是因为计算机信息系统升级换代。 开发管理信息系统最后一步是系统运行,只有在运行过程中才能发现问题,及时解决处理。此外管理信息系统非独立,还受环境的影响,如客户改单、车辆事故等意外情况,或者业务流程调整、战略变更等情况,必须对管理信息系统做改进。 三、小结 随着国家标准《物流企业分类与评估指标》的颁布实施,物流企业的管理进一步规范化,对中国未来物流业的发展格局将有深远的影响。物流企业在积极应对加入WTO世界性竞争,响应评估指标时,比较关注数量、规模、效益等指标,对于信息化指标却存在误区,认为信息化建设、应用管理信息系统就是计算机硬件和软件的搭配,必定给现实工作造成很多难题。所建立的管理信息系统不仅未取得预计的效果,反而使企业效益急剧下坡的现象比比皆是。很多企业家痛呼不搞信息化等死,搞信息化找死,这是一个值得深思的课题。 企业信息化建设是时代的潮流,不为任何人的意志左右,而建立有效的管理信息系统是企业信息化的表征。从系统科学的角度,管理信息系统是一个高度复合的开放系统,涉及人、机、环境、流程等四个子系统,每个子系统都对管理信息系统的可靠性具有极大的影响,任何方面都不可忽视。总之,物流企业信息化必须以系统的眼光分析,以系统工程技术开发,以系统流程运用,方能获得预期的满意效果。
分析近年来现代物流信息化在我国得以迅速发展的原因,主要来自于三个层面的因素。
第一是信息技术、网络技术的普及和发展,特别是互联网技术解决了信息共享、信息传输的标准问题和成本问题,使得信息更广泛地成为控制、决策的依据和基础。因此只要解决信息的采集、传输、加工、共享,就能提高决策水平,从而带来效益。在这个层面上可以不涉及或少涉及流程改造和优化的问题,信息系统的任务就是为决策提供及时、准确的信息。
第二是企业在利益机制的驱动下,不断追求降低成本和加快资金周转,将系统论和优化技术用于物流的流程设计和改造,融入新的管理制度之中。此时的信息系统作用有二,其一是固化新的流程或新的管理制度,使其得以规范地贯彻执行;其二是在规定的流程中提供优化的操作方案,例如仓储存取的优化方案,运输路径的优化方案等。此时信息系统作用主要在于固化管理和优化操作。
第三个层面是供应链的形成和供应链管理的作用上升,其中物流管理是其主要组成部分。要解决的问题是提高整个供应链的效率和竞争力,主要是通过对上下游企业的信息反馈服务来提高供应链的协调性和整体效益,如生产企业与销售企业的协同、供应商与采购商的协同等,物流信息系统不仅是供应链的血液循环系统,也是中枢神经系统。供应链的基础是建立互利的利益机制,但是这种机制需要一定的技术方案来保证,信息系统在这里的主要作用是实现这种互利机制的手段。例如销售商的库存由供应商的自动补货系统来管理,生产商的生产计划根据销售商的市场预测来安排等等。
三个层次的需求是由浅入深的,在我国的发展也是逐渐展开的。后一阶段往往以前一阶段的基础为起点,即流程改造和过程的优化控制是要有信息化基础为起点的,而供应链的形成和供应链管理又要以各企业流程设计和运行优化为基础的。由于我国现在是利用后发优势,希望通过更短的过渡时间走过许多跨国公司几十年甚至上百年的历史,所以常常三步并作一步走,这方面也有许多成功的例子,说明处理得好可以缩短这个进程。但是如果处理不好,不能对症下药,反而会适得其反,甚至伤筋动骨。我国目前在推广现代管理技术的时候,ERP的不成功率很高,很重要的原因就是没有弄清三个层面的需求,也没有搞清楚自己究竟处在哪一个阶段,要解决的主要矛盾是什么,就盲目开方下药。
摘自《长风网》
企业物流管理信息系统化主要体现在以下几点:
1.对库存进行管理:在货物的包装、拆卸和库中货物调配过程中,如果实行了物流管理信息系统,就可以实现入为货物库存量、出库量、入库量、结存量等数据的精确掌握,从而实现物流订单信息的预测管理。
2.对于运输流程进行管理。在企业运输的流程中,对于其中的四环节实施的接单管理、发货管理、到站管理、签收管理和运输过程的单证管理,如路单管理、报关单管理、联运提单管理和海运提单管理等等,均可以实施物流信息化管理,这样就可以大大提高服务效率,同时对于运输过程中出现的企业货物配载、车辆调度、车辆返空等问题也能加以及时解决。
3.对物流全过程实施监控。业务流程的集中管理、各环节的收费管理、各环节的责任管理、各环节的结算管理、各环节的成本管理、运输环节的管理、仓储环节的管理、统计报表系统等等,这些物流过程数据的获得有利于对于各个环节进行具体地统计与分析,从而对于当前的企业运营进行系统的指导,便于科学统筹,合理安排和部署。
4.对于物流费用实施监控。在管理物流业务工作中,常常会产生一系列和费用相关的数据,而这些数据可以与专业财务系统的数据实现对接,从而有利于对物流费用进行全程监控,达到减少支出、节约开支的目的。
5.实现客户与物流企业信息的共享。货物的物流分配状况、货物的在途运输状况——实时的货物跟踪、货物的库存情况、货物的结存情况、货物的残损情况、货物的签收情况等等,这些常常都是客户最关心的内容。如果对其实施物流信息管理,就可以便于客户随时查询,从而提高物流服务的质量并增进自己在客户心里的信誉。
中国企业的物流信息化总体还处于起步阶段,发展水平还很低,其中既有中国经济水平的影响,也有经济体制方面的束缚,更有现代信息技术应用较低的约束,使得中国物流企业面临市场规模、组织形式、竞争形式、物流效率和经济效益等诸多问题的障碍和制约。
1.按步骤实施物流信息化建设
物流信息化建设是一项非常复杂的系统工程,必须分阶段按步骤实施,对于一个传统的物流企业而言,物流信息化建设可考虑分三步走:
第一步,明确信息化建设的目标。物流信息化建设首先要有一个明确、具体、切实可行的目标,即通过物流信息化建设为物流企业解决什么问题,达到哪些要求。要根据物流企业自身的人力、物力、财力和物流业务发展的需求来制定物流信息化建设目标,不同的物流企业因企业具体情况不同应有不同的物流信息化建设的目标。目标明确后,要有企业主要负责人组织领导实施,信息化建设是典型的“一把手”工程。没有企业主要负责人的亲自参与和主持,物流信息化的难以成功的。
第二步,广泛使用物流信息技术。物流信息化的建设过程是物流信息技术在物流企业的广泛使用的过程,没有物流信息技术的广泛使用,不能称其为物流信息化,物流企业的各个部分和全体员工都要具备使用物流信息技术的基本能力,要对物流企业各部门的员工进行物流信息化知识和物流信息技术的基本培训,要购买必要的物流信息设备产品,装备物流企业的各个部门和物流作业的各个环节,要构建物流企业的局域网,建立物流信息平台,实现物流初级信息资源共享。
第三步,实现物流作业的数字化、自动化。物流信息化的核心是信息资源共享,数字化和自动化是物流信息化的主要特征。要建立各部门的信息系统,购置现代自动化物流设备活动个环节,全面使用现代物流信息技术,逐步淘汰传统手工物流作业方式,实现物流作业的数字化、自动化。
2.选择适当的物流信息化建设模式
(1)自我开发信息系统模式
(2)与工厂合作划分模式
(3)交给专业物流软件公司模式
(4)信息化项目外包模式
如何建立物流信息系统?说明如下:
一、现代物流信息管理系统的战略地位
现代物流是涉及到社会经济生活各个方面的错综复杂的社会大系统。具体地看,现代物流涉及到原材料供应商、生产制造商、批发商、零售商以及最终消费者,也即市场流通的全过程。现代物流必须完成几个使命,一是商品的流动,既商流,二是信息的流动,即信息流,三是资金的流动,即资金流。商品的流动要达到准确、快速地满足消费者需求,是离不开前期的信息流动,资金的及时回笼也离不开相关信息的及时反馈。在现代物流中信息起着非常重要的作用,信息系统构建了现代物流的中枢神经,通过信息在物流系统中快速、准确和实时的流动,可使企业能动地对市场作出济济的反应,从而实现商流、信息流、资金流的良性循环。
现代物流作为一个相当复杂的社会大系统工程,其运作的前提是要有一个与之相适应的物流信息管理系统。它的运作流程是通过输入社会需求文件信息和供应商货源文件信息,形成产品生产计划、生产能力计划、送货计划和订货进货计划、运输计划、仓储计划、物流能力计划,并进行成本核算。要使这样一个纵深庞杂、涉及面广的物流体系快速、高效和经济地运行,没有信息这一“润滑剂”的作用是不可想象的。现代物流信息在物流活动中起着神经系统的作用,“牵一发而动全身”。主要通过它的几项基本功能来实现的,包括:1. 市场交易活动功能。交易活动主要记录接货内容、安排储存任务、作业程序选择、制定价格、及相关人员查询等。物流信息的交易作用就是记录物流活动的基本内容。主要特征是:程序化、规范化交互式,强调整个信息系统的的效率性和集成性。 2. 业务控制功能。物流服务的水平和质量以及现有管理个体和资源的管理,要有信息系统的做相关的控制,应该建立完善的考核指标体系来对作业计划和绩效进行评价和鉴别,这里强调了信息系统作为控制工作和加强控制力度的作用。3. 工作协调功能。在物流运作中,加强信息的集成与流通,有利于工作的时效性,提高工作的质量与效率,减少劳动强度系数。这里,物流信息系统也有重要作用发挥。4. 支持决策和战略功能。物流信息管理协调工作人员和管理层进行活动的评估、和成本—收益分析,从而更好的进行决策。强调物流信息管理系统支持决策和战略定位作用。
二、现代物流信息管理系统的建立应遵循科学的基本原则
物流的信息管理就是对物流信息的收集、整理、存储传播和利用的过程。也就是将物流信息从分散到集中、从无序到有序、从产生,传播到利用的过程。同时对涉及物流信息活动的各种要素,包括:人员、技术、工具等进行管理,实现资源的合理配置。信息的有效管理就是强调信息的准确性、有效性、及时性、集成性、共享性。所以在信息的收集、整理中要避免信息的缺损、失真和失效,要强化物流信息活动过程的组织和控制,建立有效的管理机制。同时要加强交流,信息只有经过传递交流才会产生价值,所以要有信息交流、共享机制,以利于形成信息积累和优势转化。
我们在设计物流管理信息系统时必须遵循以下原则:
1、完整性原则。物流的不同层次通过信息流紧密的结合起来,在物流系统中,存在对物流信息进行采集、传输、存储、处理、显示和分析的信息系统。基本功能包括:数据的收集和录入、信息的存储、 信息的传播、 信息的处理、 信息的输出等。因此,物流信息管理系统应该具有功能的完整性,就是根据企业物流管理的实际需要,制定的系统能全面、完整覆盖物流管理的信息化要求。建立信息系统,又不是单项数据处理的简单组合,必须要有系统规划,这是范围广、协调性强、人机结合紧密的系统工程。它是系统开发的最重要的环节,有了好的规划,就可以按照数据处理系统得分析和设计,持续到实现系统。因此,物流信息管理要保证系统开发的完整性,制订出相应的的管理规范,例如开发文档的管理规范、数据格式规范、报表文件规范,保证系统开发和操作的完整和可持续性。
2、可靠性原则。系统在正常情况下是可靠运行的,实际就是要求系统的准确性和稳定性。系统的准确性依赖于物流信息的精确性和及时性,物流信息必须精确地、及时地反映企业当前的状况和定期活动,以衡量顾客订货和存货水平。信息精确性的含义既包含了信息本身由书面信息转化为电子信息时的准确性,同时也包含了信息系统上所显示的存量信息与实际存货的一致性。信息的及时性要求一种活动发生时与该活动在信息系统内可见时的时间耽搁应尽可能的小,并要求及时地更新系统内的信息。系统稳定性除了依赖于系统的准确性,还依赖于系统所存储信息的必须具有容易而持之以恒的可得性。一个可靠的物流管理系统要能在正常情况下达到系统设计的预期精度要求,不管输入的数据多麽复杂,只要是在系统设计要求的范围内,都能输出可靠结果。 非正常情况下的可靠性,指系统在软、硬件环境发生故障的情况下仍能部分使用和运行,一个优秀的系统也是一个灵活的系统,在设计时就必须针对一些紧急情况作出应对措施。因此,物流信息系统必须以处理异常情况为基础,依托系统来突出问题和机会,管理者通过信息系统能够集中精力关注最重要的情况,以便及时作出相应的危机公关决策。
3、经济性原则。 企业是趋利性组织,追逐经济利益是其活动的最终目的,所以每一次投入它都会考虑产出,所以在系统的投入中也要做到最小投入,最大效益。所以软件的开发费用必须在保证质量的情况下尽量的压缩。一个经济实用的物流信息系统必须层次结构分明,不同层次上的部门和人员,要的可能是不同类型的信息。一个完善的物流信息系统,要有以下层次:1、 数据层,将收集、加工的物流信息以数据库的形式加以存储。2、 业务层,对合同、票据、报表等业务表现方式进行日常处理。3. 运用层,包括仓库作业计划、最优路线选择、控制与评价模型的建立,根据运行信息检测物流系统的状况。4. 计划层,建立各种物流系统分析模型,辅助高管人员指定物流战略计划。另外,物流信息系统必须是友善和易于操作的,这一方面是为了使管理者便于使用操作,同时也可以提升工作效率。系统界面要求提供的物流信息要有正确的结构和顺序,能有效地向决策者提供所有相关的信息,避免管理者通过复杂操作才能达到相应的要求。系统投入运行后,还必须保持较低的运行维护费用,减少不必要的管理费用。
三、现代物流信息系统的基础是最先进的科学技术
目前已在物流领域得到了广泛的应用的技术主要包括电子数据交换(EDI)、个人电脑、人工智能传家系统、互联网、通信以及条形码和扫描仪等。
电子数据交换(EDI),是指按照同一规定的一套通用标准格式,将标准的经济信息,通过通信网络传输,在贸易伙伴的电子计算机系统之间进行数据交换和自动处理。电子数据交换技术(EDI)将传统的通过邮件、快递或传真的方法来进行两个组织之间的信息交流,转化为用电子数据来实现两个组织之间的信息交换。通过电子数据交换,使信息传递速度大大高于传统的方法,实现了不同企业之间信息的实时传递。企业从电子数据交换技术中可直接获得的效益有:(1)提高企业内部生产率;(2)改善渠道关系;(3)提高企业少十部生产率;(4)提高企业的竞争力;(5)降低作业成本。
个人电脑的广泛普及和大量应用,加之建立局域网(LAN)和广域网(RAN),借助服务器和通信网络,实现数据的一体化和共享,使任何一个人都可以在办公室、仓库,甚至在路上实现信息的交换,极大地提高了物流运作决策的有效性和灵活性。人工智能和专家系统是一个有助于物流管理的、以信息为基础的技术。该系统由三个部分构成;知识库。推理动力和人工界面。利用专用软件,物流企业可以在承运人选择、国际营销和物流、存货管理以及在信息系统设计等方面进行应用,使物流决策更加迅速、科学。
互联网技术是目前全球发展最为迅速的新兴领域,它使个人电脑实现了最大的功效,由原来互不相关、单个作业的电脑变成相互联系的一体化系统,并广泛地应用到了其他终端,例如手机、电视等,使信息的传送完全地破除了时空的障碍。物流过程的时空运动,管理者每时每刻都能对其进行掌握,包括实体移动的位置和各种各样的信息,物流企业在生产运作过程中能够最大限度地消除决策的不确定性,相应地提高了物流的效率和效益。
现在通信技术在物流领域的最重要的应用,应该是全球卫星定位系统(GPS)、地理信息系统(GIS)和射频技术(RF)。全球卫星定位系统(GPS),它是利用分布在约2万公里高空的多颗卫星对地面目标的状况进行精确测定以进行定位、导航的系统,它主要用于船舶和飞机导航、对地面目标的精确定时和精密定位、地面及空中交通管制、空间与地面灾害监测等。全球卫星定位系统在物流信息管理中的应用,主要集中于:1)用于汽车自定位、跟踪调度、陆地救援。2)用于内河及远洋船队最佳航程和安全航线的测定、航向的实时调度、监测及水上救援。3)用于空中交通管理、精密进场着陆、航路导航和监视。4)用于铁路运输管理。5)用于军事物流。地理信息系统(GIS),它以地理空间数据为基础,采用地理模型分析方法,适时地提供多种空间的和动态的地理信息,是一种为地理研究和地理决策服务的计算机技术系统。GIS的基本功能是将表格型数据(无论它来自数据库、电子表格文件或直接在程序中输入)转换为地理图形显示,然后对显示结果浏览、操综和分析。其显示范围可以从洲际地图到非常详细的街区地图,显示对象包括人口、销售情况、运输线路以及其他内容。GIS应用于物流分析,主要是指利用GIS强大的地理数据功能来完善物流分析技术。国外公司已经开发出利用GIS为物流分析提供专门分析的工具软件。 完整的GIS物流分析软件集成了车辆路线模型、最短路径模型、网络物流模型、分配集合模型和设施定位模型等。射频技术(RF)系统的优点是不局限于视线,识别距离比光学系统远,射频识别卡具有读写能力,可携带大量数据、难以伪造和有智能等。 我国铁路系统使用RF纪录货车车厢编号的试点已运行了一段时间,一些物流公司也正在准备将RF用于物流管理中。通过全球卫星定位系统、地理信息系统和射频技术,能够对物流实体在时空上的位置进行准确定位和进行各种单证的图象及数据传输,从而更快和更广泛地提高了物流的功能。
条形码和扫描仪是近几年发展出来的信息处理和识别技术,条码技术为我们提供了一种对物流中的物品进行标识和描述的方法,它能将物流对象的有关信息通过条形码(可以是一维或多维)的方式记录下来,形成各种货物有别的“身份证”,再利用扫描仪对条形码的扫描,可准确识别物流对象的信息。物流过程不论是在储存、搬运、销售或是配送,通过条形码技术都将能够快速提高物流效率和物流的准确性。当今在欧美等发达国家兴起的ECR、QR、自动连续补货(ACEP)等供应链管理策略,都离不开条码技术的应用。条码是实现POS系统、EDI、电子商务、供应链管理的技术基础,是物流管理现代化、提高企业管理水平和竞争能力的重要技术手段。
四、现代物流信息系统的建设需要良好的物流咨询服务
目前企业对物流信息系统存在两种错误认识,第一种错误认识是将信息化认为是手工操作的自动化,没有认识到信息化可以带来管理上的革新。另一种错误的认识是信息系统包罗万象、无所不能,应用信息系统后,企业的所有问题都能迎刃而解。这两种错误认识在信息系统建设失败的案例中是最常见的,虽然看起来有点不可思议:一个企业进行信息化却竟然对信息化和信息系统不够了解,并且因此而导致了项目的失败。但是,由于不重视专业化的咨询而导致对信息系统建设理解上的偏差、进而导致项目的失败,确实成了中国企业信息化进程中的一大特色,并且还在不断发生。成功的案例普遍是在信息化进行之前、以及信息化进程中的每一步都引入专业咨询力量,端正企业对信息化的认识,保证每一步都不出大的偏差,这也是建设物流信息系统时首先应当吸取的教训。
其实,物流信息系统的规划离不开咨询服务。物流信息系统建设初期的总体规划、流程优化、需求定义以及项目实施中的需求控制是保证信息系统顺利实施、取得良好效果的关键。因此,在项目初期的需求定义和规划中,需要有相关经验的咨询顾问参与进来,根据他们在类似项目中的经验以及他们在IT技术、IT应用方面的专业知识预见可能发生的需求膨胀,与客户充分沟通,在规划中就能全面地规划、分析和预测需求。物流信息系统的建设也需要咨询服务。由于引入了新的技术手段,业务处理流程必然也要作相应的变化,才能够保证真正发挥出信息系统的作用,建设信息系统是一种创新,为达到最佳效果,企业需要聘请资深的管理咨询顾问指导和参与实施的全过程,使其在业务流程重组、建模、实施技术路线、实施计划等多方面发挥积极的作用。由于信息系统建设牵涉面广泛、时间跨度长、技术含量高,因此,即使是一个规划很好的系统,在实施上也有很大的难度。在实施过程中,项目人员的实施经验和项目管理经验就变得尤为重要。但是企业自身很难有这样的人才,也需要依靠外部咨询力量。物流信息系统的建设还是一个长期的过程,需要长期、持续的努力。尤其是中国目前的情况,各行各业发展比较迅速,管理进步也比较快。这就要求企业有一个稳定的外部伙伴伴随企业的成长,为企业的信息化建设提出建议和方案。但是,对于一般客户来说,纯粹的软件供应商往往出于自身能力、应用效果和成本等方面的考虑,在信息化进行到一定程度后无法再往前走,而专业的咨询顾问则能够紧紧跟上管理、技术发展的脚步,为企业的信息化建设提供持续的、领先的服务。
在企业物流信息系统项目立项前,需要引入外部咨询为决策层提供信息系统的导入培训,包括物流理念及行业状况、业务流程优化的核心思想和实施方法、系统应用方面的关键内容以及实施风险防范等方面,帮助企业决策层正确认识物流信息系统,评估系统可能为企业带来的作用和影响、需要多大的投资等,并与企业共同组建项目工作团队,设定项目工作团队的工作目标、工作方法论、质量控制规范等。在正式立项和方案规划阶段,要借助外部咨询公司的专业知识和技能,在企业内部进行流程、需求等方面调研的基础上,综合利用关键问题分析、业务流程重组等先进的分析工具和技术,解决如何搭建高效的内部管理和运作体系、如何优化业务流程、采用什么样的信息技术手段和组织机构、绩效评价体系以满足公司策略及流程方面的需求等一揽子问题,最终形成一套完整的IT解决方案。 在信息系统的实施阶段,系统实施的项目进度安排,各部门、各专业人员的协调统筹,IT技术支持,实施过程中各分阶段的总结、各种异动情况的处理等,都需要借助外部咨询力量的专业知识和丰富的经验才能够顺利进行。在信息系统实施的重要里程碑或全部完成阶段,需要外部咨询人员协助进行效果评估,确定成果。
五、现代物流信息管理系统的运作需要公共物流信息平台支撑
物流信息平台是通过对共用数据的采集,为物流企业的信息系统提供基础支撑信息,满足企业信息系统对公用信息的需求,支撑企业信息系统各种功能的实现;同时,通过共享信息支撑政府部门间行业管理与市场规范化管理方面协同工作机制的建立。
物流信息平台最重要的作用就是能整合各物流信息系统的信息资源,完成各系统之间的数据交换,实现信息共享。物流信息平台可以担负信息系统中公用信息的中转功能,各个承担数据采集的子系统按一定规则将公用数据发送给信息平台,由信息平台进行规范化处理后加以存储,根据需求规划或者各物流信息系统的请求,采用规范格式将数据发送出去。通过物流信息平台,可以加强物流企业与上下游企业之间的合作,形成并优化供应链。当合作企业提出物流请求时,物流企业可通过物流信息平台迅速建立供应链接,提供相关物流服务。这有利于提高社会大量闲置物流资源的利用率,起到调整、调配社会物流资源,优化社会供应链、理顺经济链的重要作用,不但会产生很好的经济效益,而且会产生很好的社会效益。物流信息平台的建设,还有利于实现与电子商务BT0B或BTOC系统的对接。任何一种交易,都是以物的转移或服务的提供为最终目的,电子商务作为一种交易模式,当然也不例外。随着电子商务交易系统建设的深入,如何为其配置电子化的物流系统已成为关键问题,而物流公共信息平台是解决这一问题的较佳方案。
当然,物流信息平台需要采取第三方实施的原则,确保平台具有独立性,从而实现其在公平、公开、公正的基础上,提供有序竞争的环境,从而满足广大客户对物流信息平台服务功能的需求。物流信息平台的经营要实行市场化的运作。为了调动主要经营者的积极性,可以采用主要经营者持股方式,并实行风险抵押,使经营业绩和经营者的利益挂钩,增加实体运行活力。物流信息平台建设还要求物流信息标准化,物流信息平台要对不同物流信息系统之间的数据进行交换,就特别需要标准化的物流信息,以实现不同物流信息系统数据的顺利交换。如果物流信息数据不是标准、规范、统一的,势必加大数据交换的难度,降低物流信息平台的利用效率,造成资源浪费和信息失真。
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